Blogindlæg
60-dages-reglen
Har du og dine medarbejdere helt styr på alle 60-dages-reglens mange finurligheder? Der findes desværre mange misforståelser af 60-dages-reglens finere detaljer.
Og de misforståelser kan koste både virksomheder og medarbejdere dyrt i efterfølgende skattekrav og administrative omkostninger.
Samtidig bruger mange administrationsmedarbejdere for meget tid på at få styr på uoverskuelige excel-ark med kørselsopgørelser - ofte er det op til bogholderen at finde hoved og hale i hurtigt nedfældede håndskrevne noter.
I denne guide dykker vi ned i 60-dages-reglens detaljer og rydder misforståelserne af vejen.
Og så gør vi det helt klart, hvordan I som virksomhed bedst håndterer 60-dages-reglen effektivt og uden fejl med et digitalt system, der kan strømline din proces og eliminere risikoen for fejl.
Udfyld formularen, og få tilsendt vores produktbrochure
Indholdsfortegnelse
- Hvilke ture berettiger til skattefri kørselsgodtgørelse?
- Få styr på al dokumentation og undgå erstatningskrav
- Tæl hjemmearbejdsdage med i medarbejdernes kørselsregnskab
- Sådan virker 60-dages-reglen ved midlertidige hjem
- Skab overblik over virksomhedens omkostninger til kørsel
Hvilke ture berettiger til skattefri kørselsgodtgørelse?
Lad os starte med det, der er kernen til rigtig mange misforståelser af 60-dages-reglen...
Hvilke ture berettiger til skattefri kørselsgodtgørelse?
Kørsel i egen bil direkte mellem bopælen og en arbejdsplads (altså enten første eller sidste tur på dagen) anses for erhvervsmæssig i de første 60 dage indenfor enhver løbende 12-måneders periode på datoniveau.
Kørsel mellem arbejdspladser er altid erhvervsmæssig, og når kørslen er erhvervsmæssig, kan medarbejdere modtage skattefri kørselsgodtgørelse efter de gældende satser, som du kan læse meget mere om her.
Når der er kørt 60 gange til den pågældende arbejdsplads indenfor de seneste 12 måneder, kan der som udgangspunkt ikke længere udbetales skattefri kørselsgodtgørelse, da kørslen ikke længere anses for erhvervsmæssig.
Her kan medarbejdere i stedet få almindeligt kørselsfradrag eller virksomheden kan fortsætte med at udbetale godtgørelse, som så vil være et løntillæg, der skal beskattes.
Reglen om maksimalt 60 dages kørsel til samme arbejdsplads afbrydes, når der er forløbet 60 arbejdsdage (ferier og weekender tæller ikke med), siden medarbejderen sidst kørte til den pågældende arbejdsplads.
Der påbegyndes så en ny optælling, og optællingen starter forfra med mulighed for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse.
Få styr på al dokumentation og undgå erstatningskrav
Som arbejdsgiver er det et krav, at du kontrollerer dine medarbejderes dokumentation for deres skattefrie kørselsgodtgørelse. SKAT stiller nemlig store krav til dokumentation af, kørslens erhvervsmæssige karakter. Følgende skal fremgå af bilag for afregning af skattefri kørselsgodtgørelse:
- Modtagerens navn, adresse
- Kørslens erhvervsmæssige formål
- Dato for kørslen
- Kørslens start- og slutadresse med mellemliggende besøgte adresser
- Angivelse af antal kørte kilometer
- De anvendte satser
- Beregning af kørselsgodtgørelse
- Tidspunkt for godkendelse af kørselsregnskabet, samt godkenderens navn/underskrift
Lever I som virksomhed ikke op til dette krav, risikerer I at skulle erstatte jeres medarbejderes eventuelle efterfølgende skattekrav.
Problemet for mange arbejdsgivere er, at medarbejdernes dokumentation og kørselsopgørelser nemt bliver for sporadiske, når opgaven overlades til medarbejderne selv.
Hele processen bliver derfor tidskrævende med uoverskuelige excel-ark og kryptiske adresser nedskrevet i huj og hast på noter, som er enhver administrationsmedarbejders mareridt.
Case
AKF Holding klarer 60-dages reglen med Mileage Book
Hos AKF Holding var de ikke aktivt på udkig efter en elektronisk kørebog. Til gengæld var de godt og grundigt trætte af 60-dages reglen, så da en medarbejder talte varmt om Mileage Book og løsningen samtidig tog hånd om 60-dages-reglen, lå valget lige for.
”For os er det vigtigste, at vi overholder reglerne. Det gjorde vi også før, men det var besværligt og tog lang tid. Med Mileage Book er det enkelt, og jeg har endnu ikke set andre, der håndterer 60-dagesreglen,”
Anders Lemvig, regnskabschef
AKF Holding
Tæl hjemmearbejdsdage med i medarbejdernes kørselsregnskab
Mange af os har i løbet af det seneste år prøvet kræfter med hjemmearbejdspladsens fordele og ulemper…
Her skal vi i den forbindelse se nærmere på en interessant skattemæssig fordel, som er vigtig at kende til.
Medarbejdere kan selvfølgelig ikke få kørselsgodtgørelse for at arbejde hjemme… Men når en medarbejder når 60-dages grænsen for berettigelse til skattefri kørselsgodtgørelse mellem hjem og arbejdsplads A inden for en forudgående 365-dages periode, kan hjemmearbejdsdage tælles med som en del af de 60 dages kørsel til andre arbejdspladser.
I kan altså registrere jeres medarbejderes hjemmearbejdsdage, så de tæller med i regnskabet for 60-dages-reglen og er med til at nulstille regnskabet for kørsel mellem hjem og arbejdsplads A.
Foruden den spildte tid i administrationen koster denne proces også tid for dine medarbejdere på vejen, som hele tiden skal sørge for at dokumentere korrekt. Det er tid, hvor de ikke fokuserer på de kerneopgaver, der skaber værdi for din virksomhed.
Ved at benytte et digitalt system til hele dokumentations-processen kan du spare tid både i administrationen og hos dine medarbejdere på vejen samt eliminere fejl. Med GPS-data er det i dag nemt og simpelt at holde styr på dokumentationen for dine kørselsopgørelser, så I nemt kan leve op til SKATs krav, hvis de kræver et eftersyn af jeres medarbejderes kørselsgodtgørelse.
Her kan du med andre ord løfte en arbejdsbyrde fra både dine medarbejdere i administrationen og på vejene samtidig med at risikoen for fejl og potentielle erstatningskrav reduceres.
Mileage Book minimerer tid brugt på registrering og godkendelse af kørsel og udgifter
Sæt strøm til det trivielle arbejde og udnyt tiden bedre med Mileage Books løsning til kørebog og kvitteringer. Med Mileage Books digitale
kørebog får din virksomhed en række fordele som blandt andet:
- Automatisk registrering af alle ture og digitalt godkendelsesworkflow
- Udlægshåndtering og firmakorttransaktioner
- Overblik over samlet kørsel og dokumentation over for SKAT
- Integration til regnskabsløsning og lønprogram
60-dages-reglen ved midlertidige hjem
Mange medarbejdere benytter sig af midlertidige hjem i forbindelse med projekter og arbejdsopgaver langt fra hjemmet. Her bliver det lidt kompliceret, og det går nemt galt med kørselsopgørelsen.
I dette punkt gennemgår vi 2 typiske situationer og de gældende regler.
01 - Overnatning på Camp på arbejdspladsen
Ved overnatning på Camp på selve arbejdspladsen er det kun dage med kørsel fra hjem til arbejdsplads, der tæller med i 60-dages optællingen.
02 - Overnatning på hotel/Camp væk fra arbejdsplads
Ved overnatning på hotel eller Camp væk fra arbejdspladsen tæller hver dag med kørsel mellem midlertidigt hjem og arbejdsplads med i 60-dages optællingen.
Her er det både tur fra hjem til arbejdsplads, samt den daglige tur fra det midlertidige hjem til arbejdspladsen, der tæller med.
Skab overblik over virksomhedens omkostninger til kørsel
Har du overblik over dine omkostninger til kørselsgodtgørelse?
En rodet proces for dokumentationen omkring skattefri kørselsgodtgørelse med excel-ark og håndskrevne noter kan betyde, at dine medarbejdere, med vilje eller ej, får udbetalt for meget kørselsgodtgørelse.
Med et digitalt system for dokumentation, der baserer sig på GPS-data, kan du nemt holde overblik over dine udgifter til kørselsgodtgørelse, som ellers godt kan være en udgift, der løber løbsk.
Et bedre overblik over dine udbetalinger af kørselsgodtgørelse, gør det også langt nemmere for dig at beregne dine samlede udgifter til diverse projekter.
Dette er især en stor fordel, hvis omkostninger til kørselsgodtgørelse skal faktureres til kunden.
Desuden er det en god måde at skabe et samlet overblik over dine samlede udgifter til kørsel. På den måde får du et helt tydeligt billede af, hvordan disse omkostninger påvirker jeres bundlinje og resultat.
Med integrationer fra dit system til kørselsregistrering kan information om kørselsgodtgørelse sendes direkte videre over i lønsystem, regnskabsprogram, projektstyrings-system, ERP-system eller andre softwareløsninger, du bruger i din virksomhedsdrift.
Kunne du tænke dig en personlig demo af Mileage Books nemme kørselsregistrering?
Her kan du bestille en helt uforpligtende gennemgang, hvor vi sammen ser på, hvordan du nemt og simpelt kan automatisere din virksomheds kørselsregistrering med den digitale kørebog fra Mileage Book.
Case
Tidsforbruget er max. 15 minutter
Hos Nybolig Bjørn & Ankersen i Randers får nye medarbejdere Mileage Book med i deres startkit på første arbejdsdag. Der er julelys i øjnene, hos medarbejdere, der tidligere brugte gammeldags, fysiske kørebøger. Der er nemlig en stor tidsmæssig besparelse for alle kørende medarbejdere i forretningen. Det samme gælder ledelsen, der står for godkendelse af kørebøgerne. Alt foregår automatisk, med få klik og minimalt tidsforbrug.
“Tidsforbruget er helt sikkert mindre end før. Nu bruger jeg max. 15 minutter om måneden på at godkende kørselsregnskaber og sende videre til bogholderen."
Thomas Ankersen, indehaver
Nybolig Bjørn & Ankersen
Kunne du tænke dig en uforpligtende demo?
Simon Vindfeld
Salgschef
Mileage Book
svj@mileagebook.com
33 60 24 88
Marcus Arvad Christiansen
Key Account Manager
Mileage Book
mac@mileagebook.com
33 60 89 72