Trancit sparar tid och pengar
med Mileage Book

Trancit har under flera år använt Mileage Book för att registrera resor. Mikkel Buck, som är souschef, upplever appen som intuitiv och han betonar att det är lätt för medarbetarna att använda. Största fördelen med att använda Mileage Book för Trancit är den efterföljande behandling av den registrerade data.

”Vi har uppgraderat vår användning av Mileage Book så att fler processer sker automatiskt och det gör verkligen en skillnad för oss. Vi behöver inte skicka rapporter fram och tillbaka som är fel och vi undviker överlappningar mellan betalningar. Vi sparar både tid och pengar med lösningen, säger Mikkel Buck.

Färre manuella arbetsgångar

Tidigare fanns det många manuella arbetsgångar och fler möjligheter att det blev fel i godkännandeprocessen. Små misstag här och där innebar att allt måste skickas tillbaka till avsändaren, korrigeras och sedan genom en ny godkännanderunda. Idag finns allt i Mileage Books system och om det finns småsaker som måste korrigeras hanteras det direkt i systemet utan problem. Det behöver heller inte skickas e-mail fram och tillbaka vid bokföring, då bifogade bilagor hör till historien.

Inga mer överlappningar och felbetalningar

Vissa fel är helt enkelt inte möjliga att göra längre. Tidigare kunde en överlappning mellan inrapporteringarna innebära att samma resa utbetalades två gånger. Det sker inte längre.

”Jag har upptäckt ett par gånger att en resa har kommit med två gånger eftersom den låg mellan två perioder. I dag vet vi att när en resa har skickats in och godkänts så finns det ingen risk att samma resa skickas in igen. Det går helt enkelt inte. Det går inte att veta hur ofta detta har hänt, men då jag har upptäckt det några gånger finns det säkert tillfällen då jag inte har upptäckt det. Vi har eliminerat dubbla utbetalningar helt och hållet och det är en trygghet att veta att det här felet inte kan uppstå med Mileage Book system, säger Mikkel Buck.

Flexibel användninga av licenser

Trancit har en ständig omsättning av anställda. Därför är det mycket viktigt för företaget själva att kunna styra licenserna.

”Vi har ett antal deltidsanställda, vilket innebär att vi har ett relativt stort flöde av anställda. Med lösningen vi har nu styr vi själva över våra licenser. När en anställd slutar och en ny börjar ändrar vi bara namnet på vem som använder licensen. Det betyder mycket för oss att licensen inte följer den enskilda medarbetaren utan ägs av oss. Jag skulle nästan tro att enbart denna flexibilitet kompenserar mervärdet av att byta till företagslösningen, säger Mikkel Buck.

Registrera resor på projekt

Flera av Trancits arbetsuppgifter skapas som projekt där resorna är en del av den totala fakturan. Här är det bra att resorna blir registrerade automatiskt på projekten.

”Att registrera resor på projekt är ännu ett område där jag vet att vi både kan spara tid och minimera antalet fel. Vi måste bara vara redo för detta i vårt eget redovisningssystem, men jag ser fram emot att optimera inom detta område och använda Mileage Book för att logga resorna på relevanta projekt, avslutar Mikkel Buck.